OpenProject教學

開源專案管理

簡介

GeminiAI生出來的

簡介

Openproject

OpenProject 是一款開源的專案管理軟體,可用於雲端或本地部署。它提供了一系列功能,可幫助團隊有效地管理專案,包括:

  • 專案規劃和排程
  • 工作追蹤和管理
  • 文件共享和協作
  • 溝通和報告

OpenProject 的主要功能包括:

  • 工作包:用於定義和追蹤專案中的工作。
  • 任務:用於將工作分解為更小的可管理部分。
  • 時間追蹤:用於追蹤團隊成員在工作上花費的時間。
  • 里程碑:用於標記專案中的重要進程。
  • 文件:用於存儲和共享專案相關的文件。
  • Wiki:用於建立專案知識庫。
  • 討論區:用於團隊成員之間的溝通。
  • 報表:用於追蹤專案的進度和績效。

OpenProject 具有以下優點:

  • 免費和開源:任何人都可以免費使用和修改 OpenProject。
  • 靈活和可擴展:OpenProject 可以根據團隊的需求進行定制和擴展。
  • 安全和可靠:OpenProject 使用最新的安全技術來保護您的資料。

OpenProject 適用於各種規模的團隊和組織,包括:

  • 軟體開發團隊
  • 行銷團隊
  • 設計團隊
  • 製造團隊
  • 非營利組織
  • 教育機構

如果您正在尋找一款功能強大、靈活且可靠的專案管理軟體,OpenProject 是一個不錯的選擇。

以下是一些使用 OpenProject 的具體案例:

  • Canonical:使用 OpenProject 管理 Ubuntu 和其他 Linux 發行版的開發。
  • Mozilla:使用 OpenProject 管理 Firefox 和其他 Mozilla 產品的開發。
  • Red Hat:使用 OpenProject 管理 Red Hat Enterprise Linux 和其他 Red Hat 產品的開發。
  • Siemens:使用 OpenProject 管理其全球工程專案。
  • BMW:使用 OpenProject 管理其汽車開發專案。

這些案例表明,OpenProject 已被一些世界上最大的組織採用,並證明了其作為一個可靠的專案管理工具的能力。

簡介

OKR

出處
https://www.eventx.io/zh/blog/okr
https://businessmap.io/okr-resources/okr/best-practices

企業內部 OKR 實行架構

目標的設置應該要是可行動、且具野心的,它們應該是需要努力才能完成的目標。在目標完成後,就可以進一步設置能夠協助達成目標的關鍵成效。

以下列舉 10 個最適合應用 OKR 的情境,可依據公司內部需求參考使用:

  1. 作為核對工具,取得所有內部人員對於公司目標的認同
  2. 將團隊 OKR 與公司整體目標對齊
  3. 領導層支持,並設置 OKR 提倡者,鼓勵大家完成 OKR 目標
  4. 讓 OKR 的內容對所有關係人透明
  5. 教育所有人,並讓大家都參與到 OKR 的建置過程
  6. 一開始先不要設置太多目標,從清晰明確的少量目標開始
  7. 將目標放在激勵因素前面,「為什麼做」才是重點
  8. 讓員工為自己設置 OKR
  9. 每週核對 OKR 執行進度
  10. 固定回報執行成果

有 OKR 之父稱號的 Andrew Grove 說過,就算吸收再充分的知識,缺乏執行那就都沒用了
制定出 OKR,就是為了要有效動手執行計畫、進而達成目標。


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範例: https://businessmap.io/okr-resources/okr/examples
簡介

Openproject與OKR

OKR 是「Objectives and Key Results」的縮寫,是一種目標管理框架,可用於幫助組織和團隊設定、跟踪和實現目標。OKR 由以下兩個部分組成:

OKR 通常以季度為基礎進行設定和跟踪。在每個季度開始時,組織或團隊會設定一組目標和關鍵結果。然後,團隊成員會根據這些目標和關鍵結果制定工作計劃。在季度末,團隊會評估其目標的達成情況並制定下一個季度的目標。

OpenProject 是一款開源的專案管理軟體,可用於幫助組織和團隊實施 OKR。OpenProject 提供了以下功能來支持 OKR:

以下是一些使用 OpenProject 實施 OKR 的具體步驟:

  1. 定義目標和關鍵結果:與您的團隊合作,確定您想要在接下來的季度中實現的目標。對於每個目標,定義幾個關鍵結果來衡量其達成進度。
  2. 將目標和關鍵結果與工作包關聯:在 OpenProject 中,將您的目標和關鍵結果與工作包關聯。這將幫助您的團隊成員將其工作與組織的目標保持一致。
  3. 定期跟踪進度:在季度期間,定期跟踪您的目標和關鍵結果的達成進度。這將幫助您及早發現任何潛在的問題並做出必要的調整。
  4. 進行績效評估:在季度末,評估您的團隊目標的達成情況。這將幫助您從中吸取教訓並改進下一個季度的目標設定過程。

結合使用 OpenProject 和 OKR 可以幫助組織和團隊更有效地設定、跟踪和實現目標。OpenProject 提供的功能可以幫助您簡化 OKR 的實施過程,並提高團隊的績效。

導覽

My XP

系統上手之後,接下來就是系統設定
  1. 公司
  2. 個人使用
公司
  1. 系統管理員
    主要工作除了整個系統安裝/維護之外,還要負責建立專案,公司可以導入「開立專案申請表」流程,讓系統管理員依據表單「建立新專案」,以及「設定專案管理員」;後續專案管理員就可以新增子專案,自行管理。 

    建議階層式新增專案,可以「年份」命名。

    image.png

    專案結案後,可以進行封存(目前版本封存專案後,需解封才能看內容)

    image.png


  2. 專案管理員
    首先要做的事是:
    建立不同視角的「看板」
    新增首個「工作項目(Tasks)」填入專案相關文件或訊息
    加入專案成員以及成員主管
    透過專案的「會議功能」發布會議(不建議直接使用email發布)

  3. 基層主管(基層)
    建立適合自己的OKR檢視版面,讓中高階主管檢視
    建立適合自己的KPI檢視版面,來檢視部門成員的工作項目

  4. 部門主管
    建立適合自己的OKR檢視版面,讓高階主管檢視

  5. 專案成員
    填寫「專案工作項目」內容
    建立適合自己的工作項目檢視版面
    以下向上進行KPI、OKR綁定

  6. 部門成員
    填寫「部門工作項目」內容
    建立適合自己的工作項目檢視版面
    以下向上進行KPI、OKR綁定
個人

個人專案,自己擔任專案管理員,自成天地,就像寫日記一樣,未來可以回顧。

安裝與設定(DevOps)

有經驗的「運維人員(DevOps)」,一天建立OpenProject專案管理系統

安裝與設定(DevOps)

容器(docker)安裝


docker volume create project_assets
docker volume create project_pgdata

# 14.0.0版以前(不含14.0.0)
docker run -d --restart=always -p 8091:80 --name openproject  -e OPENPROJECT_DEFAULT__LANGUAGE=zh-TW -e OPENPROJECT_HTTPS=true -e OPENPROJECT_SECRET_KEY_BASE=安全密碼 -v project_pgdata:/var/openproject/pgdata -v project_assets:/var/openproject/assets  openproject/community:13.4.1

# 14.0.0版以後(含14.0.0)
docker run -d --restart=always -p 8091:80 --name openproject  -e OPENPROJECT_DEFAULT__LANGUAGE=zh-TW -e OPENPROJECT_HTTPS=true -e OPENPROJECT_SECRET_KEY_BASE=安全密碼 -v project_pgdata:/var/openproject/pgdata -v project_assets:/var/openproject/assets  openproject/openproject:14.0.1


#以上參數需要修改如下
8080:80  ->  8080為主機空埠
OPENPROJECT_DEFAULT__LANGUAGE=zh-TW  -> zh-CN or en 
OPENPROJECT_HTTPS=true  -> 建議都要有證書
OPENPROJECT_SECRET_KEY_BASE=安全密碼 

安裝完畢,處理一下反向代理設定,登入後(預設admin/admin),就可以把網址改成未來想要的網站名稱。

匯出PDF出現繁體中文亂碼解決方式

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  1. 下載 NotoSansTC 繁體中文
  2. 將 NotoSansTC-xxx.ttf 複製到容器裡面存放字型之目錄
    /app/public/fonts/noto

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  3. 進入容器修改view.rb
    將NotoSans都改成NotoSansTC
     vi /app/app/models/work_package/pdf_export/view.rb
  4. 因為NotoSansTC沒有Italic字體,需複製改名假裝一下有這個字體

    image.png


  5. 此時就可以正常匯出了
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安裝與設定(DevOps)

連線到M$網域主控站

好像沒甚麼要注意的,非常簡單

請詳細參考官方網站
Documentation ->System admin guide -> Authentication -> LDAP authentication

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系統帳戶建用權限最小的,最好只能唯讀之類的; Base DN 建議要精準一點,不要範圍過大

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sAMAccountName

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設定群組

設定群組可以在新增工作項目時,指定整個群組,非常好用

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安裝與設定(DevOps)

體驗企業版

  1. 申請試用
    https://www.openproject.org/docs/enterprise-guide/enterprise-on-premises-guide/enterprise-on-premises-trial/
  2. 神人協助
    https://gist.github.com/markasoftware
https://gist.github.com/markasoftware/f5b2e55a2c2e3abb1f9eefcdf0bfff45/raw/148c5067e30eae04f96e3233144b4404f70ade47/enterprise_token.rb

############ REPLACE app/models/enterprise_token.rb in the source code with this file! ################
############ also be sure to RESTART OpenProject after replacing the file.             ################
############ it doesn't show that enterprise mode is enabled in the settings, but all  ################
############ enterprise mode features, such as KanBan boards, are enabled.             ################

 

安裝與設定(DevOps)

整合GIT、SVN的「修訂記錄」

目標(Objectives):工作項目(Bug)達到Issue Tracking功能。

成效(Key Result):與svn、git整合,程式提交時,OpenProject就能自動對應修正工作項目。


GIT

Git服務器(非Github),我推薦使用gitblit , 原因很多,主要是OpenProject說只能與local git,整合 , 實際上我用 https://account:password@gitserver 方式可以連上,真的不錯。

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另外設定GIT成功,記得將git開發者與OpenProject成員帳號進行綁定

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建議更改設定讓所有人(含專案管理員)只能看到修訂歷史紀錄

只讓系統管理員才能管理版本庫

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安裝與設定(DevOps)

版控系統提交時,輸入關鍵字與專案管理系統整合

當我們在版本控管系統題交訊息時,可以輸入關鍵字,就可以跟專案管理系統整合。

GIT提交

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OpenProject整合版本庫

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對應到工作項目 #50 自動關閉

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關鍵字是可以自定的

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安裝與設定(DevOps)

特殊英文翻譯

我的翻譯方式有點複雜

  1. 實際安裝系統,測試翻譯成果
    搜尋TW檔案相符之字串後加以修改,重開系統驗證

    find . -name '特定檔案' | xargs egrep "特定字串"

  2. 確認後,到網站https://crowdin.com/project/openproject提交

Placeholder user

翻譯成「非專案成員」 ChatGPT_placeholder_users 或「虛擬暫用群組」

Epic

翻譯成「篇章」或「史詩等級」

Repository

翻譯成「版本庫」── 大部分都翻譯成儲存庫,但在Open project很確定是版本控管git or svn

Feature

翻譯成「特點」或「功能」── 我覺得特點更能強調特別的功能

User story

翻譯成「使用者故事」或「使用者需求」

Bug

可以不用翻譯,或翻譯成「已發現的錯誤」

Aggregation 

翻譯成「合併」── 在此不適合翻成聚合,會看不懂

User actions aggregated within

翻譯成「合併使用者操作」

Staff and projects manager

翻譯成「『使用者以及專案』管理員」

Home

可以不用翻譯或翻譯成「主頁」── 我覺得翻成首頁不適合,首頁更貼切整個系統進入點

Assignee

翻譯成「負責執行者」

Backlog

翻譯成「累積清單」或「待辦事項」

is(OR)

翻譯成「包含(多選)」

is(AND)

翻譯成「包含」

open

翻譯成「進行中」或「開啟」── 我覺得翻成進行中比較貼切但不是英文原意

系統管理員

資訊相關人員擔任

系統管理員

建立專案

  1. 建立專案,名稱務必簡潔有力,且注意是否公開(建議不公開)

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  2. 專案一定要設定「成員」與「專案管理員」


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  3. 建立不同角度的「看板」

    建立不同角度的看板,專案小組應慎重討論後建立。



    本例子建立兩個看板:「任務進度」(類型:狀態)與「釋出版本」(類型:版本)

     

    image.png


    某天測試員發現一個bug,點選「任務進度」,並且建立一個卡片(因已告知程式師,進度直接設定In progress),卡片標題為「無法連線到設備」,此次版本關聯到v19。

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    同一個任務,不同角度的看板,有不同的呈現


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    若任務的版本需要更改,也可以很方便輸入新的版本,系統會協助新增;但實際使用「看板」並不會自動增加卡片,需到看板那邊手動加入

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  4. 設定儲存空間
    若有雲端檔案系統,如Nextcloud,可以儲存專案所上傳的檔案。

    檔名必須定義命名規則,方便以後到雲端檔案系統搜尋與查詢
    例如命名規則:任務名稱_文件名稱.副檔名 、任務ID_文件名稱.副檔名
    實際上傳名稱即為「 無法連線到設備_測試報告.xlsx」 or 「 41_測試報告.xlsx」


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系統管理員

設定工作項目預設欄位

根據經驗,預設欄位建議如下

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系統管理員

設定非工作日

非工作日將不納入專案日程

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主管

建議「自訂工作項目版面」

主管

查看專案活動

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主管

自訂工作項目版面

使用者可以自訂想要看的版面

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專案管理員

該如何導入openproject,有一些建議

專案管理員

啟用模組

專案建立後,需要啟用適合的模組

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專案管理員

加入專案成員、群組

系統建置成功後,預設允許使用者到網站自行註冊帳號,此時管理者需手動到系統啟用該帳號

成員的直屬主管也必需加入

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專案管理員

查看專案活動

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專案管理員

自訂工作項目版面

使用者可以自訂想要看的版面

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專案管理員

指派專案成員工作項目

建立工作項目,並且指派專案成員
專案管理員

透過專案系統發布會議

透過系統發布會議,系統會自動寄發電子郵件給指定成員,讓專案管理員更能掌握專案進度。

專案成員

專案成員

建立工作項目

除了專案管理員外,成員也可以自行建立工作項目
專案成員

紀錄工作內容

若要撰寫工作內容,需要點選工作項目,然後輸入工作內容

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回報進度

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專案成員

郵件提醒

系統有預設值,每個帳號可自行額外設定

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專案成員

已讀通知

觀看「通知」後需要設定已讀

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專案成員

自訂工作項目版面

使用者可以自訂想要看的版面

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專案成員

分享工作項目給非專案成員

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其他

其他

透過M$ Excel(2016)同步更新工作進度

官方提供透過excel,就可以很簡易的更新工作進度

步驟如下:

1. 取得自己的API token
請注意這個API token只能有一個,新增後只顯靈一次,就算通靈也不會再次顯示出來,需自己保存。

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2. 到官方提供的GitHub OpenProjectExcel 下載excel巨集檔案

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下載的檔案解開後會找到OpenProjectAPI.xlsm巨集檔案

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3. 開啟Excel檔案,並且設定參數

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從網址獲得專案名稱(代號)

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4. 開始同步資料
選擇Download或Upload/update,就可以使用了

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5. 若沒有看到其他欄位,需自行手動加上去

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詳參閱官網

其他

費用

OpenProject開源社群版本0元購,所有資料都在公司內部。

M$ Project web 60人公司,基本版每年約23萬NTD;專業版每年約70萬NTD
所有資料都在微軟手上

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M$ Project 單機版每台主機2萬7千NTD,專業版4萬5千NTD

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