OpenProject教學

開源專案管理

簡介

GeminiAI生出來的

簡介

Openproject

OpenProject 是一款開源的專案管理軟體，可用於雲端或本地部署。它提供了一系列功能，可幫助團隊有效地管理專案，包括：

  • 專案規劃和排程
  • 工作追蹤和管理
  • 文件共享和協作
  • 溝通和報告

OpenProject 的主要功能包括：

  • 工作包：用於定義和追蹤專案中的工作。
  • 任務：用於將工作分解為更小的可管理部分。
  • 時間追蹤：用於追蹤團隊成員在工作上花費的時間。
  • 里程碑：用於標記專案中的重要進程。
  • 文件：用於存儲和共享專案相關的文件。
  • Wiki：用於建立專案知識庫。
  • 討論區：用於團隊成員之間的溝通。
  • 報表：用於追蹤專案的進度和績效。

OpenProject 具有以下優點：

  • 免費和開源：任何人都可以免費使用和修改 OpenProject。
  • 靈活和可擴展：OpenProject 可以根據團隊的需求進行定制和擴展。
  • 安全和可靠：OpenProject 使用最新的安全技術來保護您的資料。

OpenProject 適用於各種規模的團隊和組織，包括：

  • 軟體開發團隊
  • 行銷團隊
  • 設計團隊
  • 製造團隊
  • 非營利組織
  • 教育機構

如果您正在尋找一款功能強大、靈活且可靠的專案管理軟體，OpenProject 是一個不錯的選擇。

以下是一些使用 OpenProject 的具體案例：

  • Canonical：使用 OpenProject 管理 Ubuntu 和其他 Linux 發行版的開發。
  • Mozilla：使用 OpenProject 管理 Firefox 和其他 Mozilla 產品的開發。
  • Red Hat：使用 OpenProject 管理 Red Hat Enterprise Linux 和其他 Red Hat 產品的開發。
  • Siemens：使用 OpenProject 管理其全球工程專案。
  • BMW：使用 OpenProject 管理其汽車開發專案。

這些案例表明，OpenProject 已被一些世界上最大的組織採用，並證明了其作為一個可靠的專案管理工具的能力。

簡介

OKR

出處
https://www.eventx.io/zh/blog/okr
https://businessmap.io/okr-resources/okr/best-practices

企業內部 OKR 實行架構

目標的設置應該要是可行動、且具野心的，它們應該是需要努力才能完成的目標。在目標完成後，就可以進一步設置能夠協助達成目標的關鍵成效。

以下列舉 10 個最適合應用 OKR 的情境，可依據公司內部需求參考使用：

  1. 作為核對工具，取得所有內部人員對於公司目標的認同
  2. 將團隊 OKR 與公司整體目標對齊
  3. 領導層支持，並設置 OKR 提倡者，鼓勵大家完成 OKR 目標
  4. 讓 OKR 的內容對所有關係人透明
  5. 教育所有人，並讓大家都參與到 OKR 的建置過程
  6. 一開始先不要設置太多目標，從清晰明確的少量目標開始
  7. 將目標放在激勵因素前面，「為什麼做」才是重點
  8. 讓員工為自己設置 OKR
  9. 每週核對 OKR 執行進度
  10. 固定回報執行成果

有 OKR 之父稱號的 Andrew Grove 說過，就算吸收再充分的知識，缺乏執行那就都沒用了。
制定出 OKR，就是為了要有效動手執行計畫、進而達成目標。


image.png

範例: https://businessmap.io/okr-resources/okr/examples
簡介

Openproject與OKR

OKR 是「Objectives and Key Results」的縮寫，是一種目標管理框架，可用於幫助組織和團隊設定、跟踪和實現目標。OKR 由以下兩個部分組成：

OKR 通常以季度為基礎進行設定和跟踪。在每個季度開始時，組織或團隊會設定一組目標和關鍵結果。然後，團隊成員會根據這些目標和關鍵結果制定工作計劃。在季度末，團隊會評估其目標的達成情況並制定下一個季度的目標。

OpenProject 是一款開源的專案管理軟體，可用於幫助組織和團隊實施 OKR。OpenProject 提供了以下功能來支持 OKR：

以下是一些使用 OpenProject 實施 OKR 的具體步驟：

  1. 定義目標和關鍵結果：與您的團隊合作，確定您想要在接下來的季度中實現的目標。對於每個目標，定義幾個關鍵結果來衡量其達成進度。
  2. 將目標和關鍵結果與工作包關聯：在 OpenProject 中，將您的目標和關鍵結果與工作包關聯。這將幫助您的團隊成員將其工作與組織的目標保持一致。
  3. 定期跟踪進度：在季度期間，定期跟踪您的目標和關鍵結果的達成進度。這將幫助您及早發現任何潛在的問題並做出必要的調整。
  4. 進行績效評估：在季度末，評估您的團隊目標的達成情況。這將幫助您從中吸取教訓並改進下一個季度的目標設定過程。

結合使用 OpenProject 和 OKR 可以幫助組織和團隊更有效地設定、跟踪和實現目標。OpenProject 提供的功能可以幫助您簡化 OKR 的實施過程，並提高團隊的績效。

導覽

我的經驗

系統上手之後，接下來就是系統設定
  1. 公司
  2. 個人使用
公司
  1. 系統管理員
    主要工作除了整個系統安裝/維護之外，還要負責建立專案，公司可以導入「開立專案申請表」流程，讓系統管理員依據表單「建立新專案」，以及「設定專案管理員」；後續專案管理員就可以新增子專案，自行管理。 

    建議階層式新增專案，可以「年份」命名。

    image.png

    專案結案後，可以進行封存(目前版本封存專案後，需解封才能看內容)

    image.png


  2. 專案管理員
    首先要做的事是：
    * 建立不同視角的「看板」
    * 新增首個「工作項目(Tasks)」填入專案相關文件或訊息
    * 專案加入成員，此舉成員會看到所有工作項目，不建議此做法；建議使用「共用」功能，參與人員只能看到跟自己相關的工作任務
    * 透過專案的「會議功能」發布會議(不建議直接使用email發布)

  3. 基層主管(基層)
    建立適合自己的OKR檢視版面，讓中高階主管檢視
    建立適合自己的KPI檢視版面，來檢視部門成員的工作項目

  4. 專案成員
    填寫「專案工作項目」內容
    建立適合自己的工作項目檢視版面
    以下向上進行KPI、OKR綁定

  5. 部門成員
    填寫「部門工作項目」內容
    建立適合自己的工作項目檢視版面
    以下向上進行KPI、OKR綁定
個人

個人專案，自己擔任專案管理員，自成天地，就像寫日記一樣，未來可以回顧。

OpenProject 14.5安裝

讓有經驗的DevOps，可以一天建立OpenProject專案管理系統。 另外官網建議14.5或以上，應該改用 docker compose方式 https://github.com/opf/openproject-docker-compose/issues 但是到目前為止，用 docker 可直接一路升級到 14.5.1 不須改用docker compose

OpenProject 14.5安裝

Docker安裝

docker-ce 版本  24.0.2-1  或 以上

docker volume create project_assets
docker volume create project_pgdata

# 14.0.0版以前(不含14.0.0)
docker run -d --restart=always -p 8091:80 --name openproject  -e OPENPROJECT_DEFAULT__LANGUAGE=zh-TW -e OPENPROJECT_HTTPS=false -e OPENPROJECT_SECRET_KEY_BASE=安全密碼 -v project_pgdata:/var/openproject/pgdata -v project_assets:/var/openproject/assets  openproject/community:13.4.1

# 14.0.0版以後(含14.0.0)
docker run -d --restart=always -p 8091:80 --name openproject  -e OPENPROJECT_DEFAULT__LANGUAGE=zh-TW -e OPENPROJECT_HTTPS=false -e OPENPROJECT_SECRET_KEY_BASE=安全密碼 -v project_pgdata:/var/openproject/pgdata -v project_assets:/var/openproject/assets  openproject/openproject:14.0.1


#以上參數需要修改如下
8091:80  ->  8091為主機的port(沒被佔用)
OPENPROJECT_DEFAULT__LANGUAGE=zh-TW  -> zh-CN or en 
OPENPROJECT_HTTPS=false  -> 網站內部使用，所以不需要https，https交給代理伺服器即可
OPENPROJECT_SECRET_KEY_BASE=安全密碼 

#若需要開放資料庫(postgres) 則開放5432 , 且新增一個superuser連線
docker run -d --restart=always -p 8091:80 -p 5432:5432 --name openproject  -e OPENPROJECT_DEFAULT__LANGUAGE=zh-TW -e OPENPROJECT_HTTPS=false -e OPENPROJECT_SECRET_KEY_BASE=安全密碼 -v project_pgdata:/var/openproject/pgdata -v project_assets:/var/openproject/assets  openproject/openproject:14.0.1

#新增superuser
docker exec -it --user postgres openproject bash
psql
postgres=# CREATE ROLE <帳號> WITH LOGIN SUPERUSER PASSWORD '密碼';

#外面連線進來
psql -h <ip>  -U <帳號> <資料庫>
ex:
psql -h 172.17.0.2 -U root openproject

安裝完畢，瀏覽器輸入http://ip:8091 ，登入預設 admin/admin

匯出PDF出現繁體中文亂碼解決方式

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  1. 下載 NotoSansTC 繁體中文
  2. 將 NotoSansTC-xxx.ttf 複製到容器裡面存放字型之目錄
    /app/public/fonts/noto

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  3. 進入容器修改view.rb
    將NotoSans都改成NotoSansTC
     vi /app/app/models/work_package/pdf_export/view.rb
  4. 因為NotoSansTC沒有Italic字體，需複製改名假裝一下有這個字體

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  5. 此時就可以正常匯出了
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OpenProject 14.5安裝

體驗企業版

  1. 目前測試14.x.x -> 15.1.0測試ok
  2. 申請試用 
    https://www.openproject.org/docs/enterprise-guide/enterprise-on-premises-guide/enterprise-on-premises-trial/
  3. 神人協助
    https://gist.github.com/markasoftware
https://gist.github.com/markasoftware/f5b2e55a2c2e3abb1f9eefcdf0bfff45/raw/148c5067e30eae04f96e3233144b4404f70ade47/enterprise_token.rb

############ REPLACE app/models/enterprise_token.rb in the source code with this file! ################
############ also be sure to RESTART OpenProject after replacing the file.             ################
############ it doesn't show that enterprise mode is enabled in the settings, but all  ################
############ enterprise mode features, such as KanBan boards, are enabled.             ################

OpenProject 14.5安裝

資料庫備份

OP使用的是postgres資料庫，備份也使用標準的postgres指令

# 備份所有postgres以及OP相關資料庫
docker exec -it <OP容器名稱> su - postgres -c 'pg_dump -d openproject -x -O' > openproject.sql
# 若資料庫非內建，資料庫容器名稱
docker exec -it <資料庫容器名稱> pg_dump -U postgres -d openproject -x -O > openproject.sql

postgres 連線指令

# -U 帳號
# -d 資料庫名稱
# -h 主機
# -W 需要輸入密碼
# -p 埠(預設5432)
psql -U root -d openproject -p 5432 -h localhost -W

 

OpenProject 14.5安裝

升級

OP升級很友善，與nextcloud一樣會自動判斷，自行升級

# 拉下最新版
docker pull openproject/openproject:14.1.1

# 備份資料庫
docker exec -it openproject su - postgres -c 'pg_dump -d openproject -x -O' > openproject.sql
# 備份檔案(除非大版本更新，否則可以省略)

# 升級
docker stop openproject
docker rename openproject openproject_20240806

# 這裡我將postgres開放並改port為5433、http port改8091
docker run -d --restart=always -p 8091:80 -p 5433:5432 --name openproject  -e OPENPROJECT_DEFAULT__LANGUAGE=zh-TW -e OPENPROJECT_HTTPS=true -e OPENPROJECT_SECRET_KEY_BASE=<密碼> -v project_pgdata:/var/openproject/pgdata -v project_assets:/var/openproject/assets openproject/openproject:14.1.1

# 查看執行狀況
docker logs -f openproject

 

OpenProject系統設定

建議「自訂工作項目版面」

OpenProject系統設定

連線到M$網域主控站

好像沒甚麼要注意的，非常簡單

請詳細參考官方網站
Documentation ->System admin guide -> Authentication -> LDAP authentication

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系統帳戶建用權限最小的，最好只能唯讀之類的; Base DN 建議要精準一點，不要範圍過大

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sAMAccountName

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設定群組

設定群組可以在新增工作項目時，指定整個群組，非常好用

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OpenProject系統設定

整合GIT、SVN的「修訂記錄」

目標(Objectives)：工作項目(Bug)達到Issue Tracking功能。

成效(Key Result)：與svn、git整合，程式提交時，OpenProject就能自動對應修正工作項目。


GIT

Git服務器(非Github)，我推薦使用gitblit ， 原因很多，主要是OpenProject說只能與local git,整合 , 實際上我用 https://account:password@gitserver 方式可以連上，真的不錯。

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另外設定GIT成功，記得將git開發者與OpenProject成員帳號進行綁定

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建議更改設定讓所有人(含專案管理員)只能看到修訂歷史紀錄

只讓系統管理員才能管理版本庫

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OpenProject系統設定

版控系統提交時，輸入關鍵字與專案管理系統整合

當我們在版本控管系統題交訊息時，可以輸入關鍵字，就可以跟專案管理系統整合。

GIT提交

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OpenProject整合版本庫

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對應到工作項目 #50 自動關閉

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關鍵字是可以自定的

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系統管理員

資訊相關人員擔任

系統管理員

建立專案

  1. 建立專案，名稱務必簡潔有力，且注意是否公開(建議不公開)

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  2. 專案一定要設定「成員」與「專案管理員」


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  3. 建立不同角度的「看板」

    建立不同角度的看板，專案小組應慎重討論後建立。



    本例子建立兩個看板：「任務進度」(類型：狀態)與「釋出版本」(類型：版本)

     

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    某天測試員發現一個bug，點選「任務進度」，並且建立一個卡片(因已告知程式師，進度直接設定In progress)，卡片標題為「無法連線到設備」，此次版本關聯到v19。

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    同一個任務，不同角度的看板，有不同的呈現


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    若任務的版本需要更改，也可以很方便輸入新的版本，系統會協助新增；但實際使用「看板」並不會自動增加卡片，需到看板那邊手動加入

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  4. 設定儲存空間
    若有雲端檔案系統，如Nextcloud，可以儲存專案所上傳的檔案。

    檔名必須定義命名規則，方便以後到雲端檔案系統搜尋與查詢
    例如命名規則：任務名稱_文件名稱.副檔名 、任務ID_文件名稱.副檔名
    實際上傳名稱即為「 無法連線到設備_測試報告.xlsx」 or 「 41_測試報告.xlsx」


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系統管理員

設定工作項目預設欄位

根據經驗，預設欄位建議如下

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系統管理員

設定非工作日

非工作日將不納入專案日程

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系統管理員

注意事項

(1)

新增客製欄位"DHF"(如下圖)，並且設定到「預設工作項目欄位」；

若不再需要"DHF"欄位，必須先移除「預設工作項目欄位」的"DHF"，再將客製欄位"DHF"刪除；否則以後「預設工作項目欄位」就再也無法使用了。

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若出現「預設工作項目欄位」無法使用，請手動將OP資料表settings的"work package list default columns"資料調整即可

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專案管理員

該如何導入openproject，有一些建議

專案管理員

啟用模組

專案建立後，需要啟用適合的模組

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專案管理員

加入專案成員、群組

此法該成員會看到所有工作項目，須謹慎考量

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專案管理員

查看專案活動

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專案管理員

自訂工作項目版面

使用者可以自訂想要看的版面

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專案管理員

指派專案成員工作項目

建立工作項目，並且指派專案成員
專案管理員

透過專案系統發布會議

透過系統發布會議，系統會自動寄發電子郵件給指定成員，讓專案管理員更能掌握專案進度。

專案成員

專案成員

建立工作項目

除了專案管理員外，成員也可以自行建立工作項目
專案成員

紀錄工作內容

若要撰寫工作內容，需要點選工作項目，然後輸入工作內容

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專案成員

郵件提醒

系統有預設值，每個帳號可自行額外設定

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專案成員

已讀通知

觀看「通知」後需要設定已讀

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專案成員

自訂工作項目版面

使用者可以自訂想要看的版面

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專案成員

分享工作項目給非專案成員

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其他

其他

透過M$ Excel(2016)同步更新工作進度

官方提供透過excel，就可以很簡易的更新工作進度

步驟如下：

1. 取得自己的API token
請注意這個API token只能有一個，新增後只顯靈一次，就算通靈也不會再次顯示出來，需自己保存。

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2. 到官方提供的GitHub OpenProjectExcel 下載excel巨集檔案

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下載的檔案解開後會找到OpenProjectAPI.xlsm巨集檔案

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3. 開啟Excel檔案，並且設定參數

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從網址獲得專案名稱(代號)

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4. 開始同步資料
選擇Download或Upload/update，就可以使用了

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5. 若沒有看到其他欄位，需自行手動加上去

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詳參閱官網

其他

費用

OpenProject開源社群版本0元購，所有資料都在公司內部。

M$ Project web 60人公司,基本版每年約23萬NTD；專業版每年約70萬NTD
所有資料都在微軟手上

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M$ Project 單機版每台主機2萬7千NTD，專業版4萬5千NTD

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